最近は「テレワーク」の普及により多様な働き方が増えてきましたね。
私はフリーランス秘書として在宅メインで活動して、今年で5年目になります。
少し前までは在宅というと「内職」というイメージでしたが、ネットが普及したこの時代「オンライン秘書」として「在宅ワーク」で事務を行うことが可能になりました。
今日は在宅メインで働く「フリーランス秘書」の仕事内容についてご紹介したいと思います。
- 在宅で仕事がしたいと思っている
- 事務の経験やスキルはあるけど何らかの事情でフルタイム勤務が難しい
- フリーランス秘書がどんな仕事なのか知りたい
- 自分にできそうな仕事かイメージしたい
- 副業でオンライン秘書をやってみたい
フリーランス秘書の仕事内容
結論から言います。秘書＝なんでも屋に近い存在です。
クライアントが本業に専念できるよう、それ以外の事務作業などの雑事を引き受けます！というのが私のポリシーです。
フリーランスの良いところは自分で引き受ける内容を決められること。
例えば私の場合、ビジネスレベルの英語力は持ち合わせていないため、英語のお仕事は全てお断りしちゃってます。
逆に『経理』については私の強みであり得意分野なので、他の秘書がやらないような経理業務も引き受けたりしています。
クライアントの秘書としての業務（クライアントワーク）
今までクライアントから依頼があったお仕事の一部をご紹介します。
- セミナー申込みやアンケートフォームの作成
- イベント事務局としてお客様からの問合せ対応
- メルマガ配信設定代行
- Excelでのリスト作成
- 契約書を作成してくれる行政書士のリサーチと依頼（クライアントの代理）
- ふるさと納税返礼品の候補ピックアップ
- クライアントの取引先への手土産購入
- 出張手配
- 会計システムへの経理データ入力/領収書整理
- 見積書/納品書/請求書の作成と送付
- 給付金申請方法のリサーチと申請のサポート
- Webミーティングのホスト
定期的に打ち合わせを行いスケジュール感の共有をしたいという方もいらっしゃいます。
最近ではオンラインでの打ち合わせが増えましたが、私の場合はオフラインでの業務も対応していますので、状況に合わせてクライアントのオフィスなどに出向くこともあります。
フリーランスとしての自分の業務
クライアントの秘書としての業務以外にも、フリーランスとして自分のタスクもあります。
- メールチェック
- 経理業務（経費の入力や請求書の発行など）
- 問合せ、見積り対応
- 知識のインプット（読書や勉強）
- アウトプット（ブログ執筆）
基本的に自分のタスクは隙間時間に効率良く進めます。
リアルでの打ち合わせや紙でのやり取りなどを全くせず、完全にオンライン上の秘書として活動しているフリーランス秘書も多くいらっしゃいます。
単発でビジネスライクにタスク案件をこなす、副業などに向いています。
長期で契約したい場合には、相手の顔が見えない分、より日頃のコミュニケーションで信頼関係を築くことが大切です。
とある一日のスケジュール
フリーランス秘書4年目になる私のとある一日のスケジュールを公開します。
赤色がクライアントの秘書としての業務、青色が自分自身のフリーランスとしての業務です。
- 朝子供を保育園に送り出したら始業
- 午前中本日のTODO確認、メールチェック
クライアント宛のメールチェック、確認、返信対応
クライアントから預かった経理書類を会計ソフトへ入力→ファイリング
郵便局にて書類発送
打合せ用アジェンダ作成
スキマ時間に自分の領収書3か月分をデータ処理 - 午後Zoomミーティング（ホスト）
ミーティングで話題になった議題のリサーチ
クライアントの顧問税理士へ確認の電話
翌日配信のメルマガ設定
セミナー申し込みフォーム作成
Excelにて印税データの集計
ブログ執筆 - 夕方保育園お迎え前に終業
※クライアントとチャットやメールのやり取りは随時
子どものお迎え時間までを就業時間と決めていて、それ以降の時間や休日は緊急性のある場合のみ対応することにしています。
クライアントにも契約時に就業時間のルールはしっかりと説明し、理解を得るようにしています。
深夜にメールを送らない配慮
クライアントの秘書として、クライアントの取引先にメールを送ることはよくあります。
このとき、特に気を付けたいのが送信時間。
メールなので相手の都合の良いタイミングで開封できるのは良いことですが、例えば23時に送信されたメールを見て受取った側はどう思うでしょう。
『ブラックな体質』と思われてしまう可能性があり、クライアントの評判を下げることに繋がる可能性があります。
たとえ23時にメールを作成したとしても、緊急でない場合には下書きに保存し、送信ボタンは翌朝に押すようにしましょう。
フリーランス秘書になるのに必要なスキルや経験は？
フリーランスで秘書の仕事をするにあたり、一番大事なのはコミュニケーション能力です。
資料を作成するにも、ただWordやExcelだけ使えればいいという事ではなく、クライアントの意向を汲み取るコミュニケーション能力が重要です。
逆に言えばWordやExcelがちょっと苦手でも、クライアントの必要な情報が納品する資料に見やすく記されていれば、難しいマクロなどは使えなくても問題ありません。
自分の強みがあるとなおGOOD
副業オンライン秘書や事務代行が増えてきている昨今、なにか一つ強みがあると自分のアピールポイントとして営業活動に有利です。
私の場合は経理経験が長かったため『経理に強いフリーランス秘書』としてスタートしました。
その後、長所を生かすためにファイナンシャルプランナー（FP）の資格を取り、より『お金・数字に強い』という強みを生かして活動しています。
例えば販売や営業の経験がある方は「トーク力の高い秘書」
英語が得意な方は「英語対応OKな秘書」などをアピールして活動してみましょう。
まとめ
今回はフリーランス秘書の仕事内容をご紹介しました。
- フリーランス秘書はクライアントの雑事を引き受ける『なんでも屋』
- フリーランス秘書は自分の得意な分野・苦手な分野を引き受ける・受けないの選択ができる
- クライアントの秘書としての仕事以外に、フリーランスとしての自分のタスクも存在する
- 一番大切なスキルはコミュニケーション能力
フリーランス秘書のお仕事、なんとなく想像はできましたでしょうか？
クライアントによって進行している案件も様々、引き受けている業務も様々です。
ルーティーンよりもビジネスが前進していくにつれ、秘書の業務内容も変わってきます。
柔軟な動きができるのも、フリーランス秘書の面白いところです^^
