「どうしても今日中に終わらせてほしい」と思っている仕事があるとき、あなたはどのように相手に伝えますか？
ビジネスの場面では、誰かに急ぎの仕事を依頼する場面も少なくありません。
そんな時、相手に気持ち良く引き受けてもらう方法があったら試して見たいですよね？
今回はフリーランス秘書5年目の私が、依頼の仕方ポイントをご紹介します！
ビジネスを加速させる頼み方のポイント
早速ですがズバリ結論からお伝えします！
- 『理由』と『期限』を明確に伝える
- 「お願いします」ではなく「お願いできますか？」と相手の許可を得る形で依頼する
ポイントはこの２つです。
相手が納得し、気持ちよくお仕事をしてもらうためにこの2つのポイントを押さえてみてください。
具体的に見ていきましょう。
『理由』と『期限』を明確に伝える
誰かに何かをお願いする時には
相手がその仕事をやらなければならない理由と緊急性を理解してもらう必要があり、説明の仕方が重要になります。
例を見てみましょう。
ちょっと急ぎで〇〇の資料を作って欲しいんだけど、
なるはやでお願いします！
この頼み方、あなたならどう思いますか？
え、急に何？私も仕事たくさんあるんだけど！
しかもなるはやっていつまで？もしかして残業必要？
もっと早く言ってよ！！！
そうなりますよね。ええ、正直イラっとしちゃいますよね。
なぜイラっとするのか、掘り下げてみます。
- 理由＝『なぜ』が明確でなく納得できないから
- 期限＝『いつまで』が明確でなく予定が組めないから
ではそれぞれを改善してみましょう。
『理由』＝『なぜ』を明確に
仕事を依頼される側が納得して気持ちよく業務に取り掛かれるよう、可能な範囲で理由を説明しましょう。
実はさっき取引先の▲▲社から電話があって、
明日先方に伺うことになったから
〇〇の資料をまとめておいて欲しいんだ。
こう言われたら、先ほどの頼み方よりは納得できますよね。
また、急な依頼になった理由も『さっき電話を受けたから』ということが読み取れます。
「もっと早く言ってよ！」という不満の元も消すことができますね。
『期限』＝『いつまで』は相手と自分のために
期限を設定することは相手のスケジュールへの配慮はもちろん、自分のためにもなります。
実はさっき取引先の▲▲社から電話があって、
明日14時に先方に伺うことになったから
〇〇の資料を明日の12時までにまとめておいて欲しいんだ。
こう言ってもらえると、依頼される側は作業内容から逆算してスケジュールが立てられますね。
明日の12時までなら今日は定時に上がっても、
明日あさイチで取り掛かればチェック時間含めて余裕があるわ！
しっかりと筋道を立てて相手の理解を得られるように説明するのがポイントです。
『自分のために』というのは、自分が想定していたよりも相手の取り掛かりが遅かったなどで、
想定していた仕上がりに間に合わないと、あとあと自分が困ることになるからです。
期限を伝えなかった場合
もう11時だけどそろそろできてるかな？
え？これからやるって？！
移動時間も考えたら14時のアポに間に合わない！！どうしよう！
これでは困ってしまいますよね。
自分や上司の確認時間や移動時間なども含めて、ある程度の余裕を持った期限を伝えるようにしましょう。
ただし相手も忙しいところ急遽時間を割いてくれているので、相手の作業時間の確保を一番に考える配慮をお忘れなく。
「相手の許可を得る」形でお願いしよう
最後の仕上げに取り掛かりましょう。
「お願いします」ではなく「お願いできますか？」と、相手の許可をもらう言い回しをします。
実はさっき取引先の▲▲社から電話があって、
明日14時に先方に伺うことになったから
〇〇の資料を明日の12時までにまとめておいて欲しいんだ。
お忙しいところお手数なんだけど、お願いできますか？
その仕事をするかどうかはこちらが決めるのではなく、あくまで相手の判断だという形で伝えます。
なぜなら、こちらからは本当の相手の業務量が見えないから。
相手を思いやる「気配り」が大事です。
なるほど事情は納得。
明日の12時までなら何とかなりそうだし、
そこまで言うなら手伝ってやるか！
「お願いできますでしょうか？」という言い回しは、厳密には二重敬語にあたります。
しかし一般的に広く使用されている表現であり、長く使われていく中で日本語の習慣として定着し、許容されるようになりました。
「お願いできますか？」「お願いできますでしょうか？」どちらでも大丈夫です。
まとめ 依頼する際の気配りとは
今回は頼み方のポイントとして２点、実例を交えながら見てきました。
- 『理由』と『期限』を明確に伝える
- 「お願いします」ではなく「お願いできますか？」と相手の許可を得る形で依頼する
ビジネスの場面で誰か仕事をお願いするとき、
- 相手が忙しそうだから頼みにくい
- 急に頼んだらイラっとされて嫌われるかも
というのが気配りだと思われがちですが、急ぎの仕事を依頼するシーンでは異なります。
- 相手に「なんとしても期限通りに仕上げる」ことを意識してもらうこと
- 実際に完遂できるように導くこと
の２点がこのシーンでの最適な気配りです。
自分も相手も気持ちよく仕事をして、信頼関係を築いていき「この人とは仕事しやすいな」と思わせたら勝ちですよ♪
