- メールの返信期限が近いのに何の音沙汰もない
- 上司がいつも忙しそうで、小さい業務の方針決定を催促するのが申し訳ない
- いつも自分より残業している先輩に、メールの返信を催促するのがしのびない
- でも自分には権限が無いので決めてもらわないと仕事が進められなくてモヤモヤ…
特に入社してまだ日が浅い方や、フリーランス独立したばかりで取引先と揉めたくない方に多いかと思います。
私も社会人経験が浅いころや、転職後新しい職場に馴染めていない頃同じような経験をしました。
そんな私が、今では多くのリマインド（催促）をこなしつつ、良好な人間関係を保ちながらフリーランス秘書としてお仕事している、そのコツを皆さんにご紹介したいと思います。
この記事を読み終わると、上司や取引先との人間関係を悪くせずに、自分がモヤモヤすることなくリマンド業務をこなせるようになります！
どんな時にリマインド（催促）が必要？
出欠確認などのリマインド
歓送迎会やセミナー開催時など、締め切り間際で出欠確認が取れていないような場合には、その参加の可否を求めるリマインドが必要になります。
上司へのリマインド
社会に出ると様々な人が居ます。タスク処理についても、自分でツールなどを使いきっちりこなしていく人もいれば、頭の中だけで整理するタイプの人もいます。
頭の中で整理するタイプの場合、タスクに抜けやもれが発生することも少なくありません。
それが重要なタスクであるにしろ、そうでない些細なものだとしても、その人の責任・権限で決定をしなければいけないようなタスクは、勝手に進めるわけには行きません。
「これ忘れているかも」「今日中に決めてもらわないと他部署が待っているし…」というような場合、たとえ相手が上司でもリマインドが必要になってきます。
取引先へのリマインド
納期の確認や、重要な会議のアポイントの場合には念のため前日に出席者全員にリマインドを送る場合もあります。
請求した費用の入金確認が取れない場合には督促のリマインドが必要になる場合もあります。
止まっているのは誰のタスクですか？
「相手が忙しそう」という理由で、リマインドを躊躇してしまう人も多いのではないでしょうか。
しかし、あなたが待っているその返事は「相手のタスク」であり、「あなたがリマインドしない＝相手のタスクが残り続けてしまう」という状態になっていることに気が付きませんか？
特に忙しいオーラを放っている人に対しては、周りのみんなが同じ行動をしてしまいます。
すると、その「忙しい人」の「残っているタスク」は誰もリマインドせずにずっと残ってしまっている状態になります。そのタスクが積み重なり、「いつも忙しい人」が生まれてしまうのです。
相手の事を想い『リマインドする』ということも、あなたの重要なタスクである、という意識をもつことが大切です。
机の上は片付いていた方が仕事がしやすい
たとえ優先度が低い小さなタスクでも、常に机の上は片付いていた方が仕事は捗りますよね。
見方を変えると、小さく細々したタスクを手早く片付けてしまった方が、重要なタスクを処理する際に集中して取り組むことができるのです。
リマインド（催促）のタイミング
リマインドは可能な限り「期日の前日まで」に行うようにしましょう。
期日当日になってからでは軌道修正が間に合わずに、周りへの被害が広がってしまう場合があります。
ただし入金については、日付指定をしている場合がありますので（月末指定など）入金予定日に確認が取れなかったら督促する、といったルールをあらかじめ決めておくことをオススメします。
自分が急いでいないときに相手の事を思いやり、『期日だけれど急いでいないから』という理由でリマインドをしない選択はナンセンスです。
これが２回３回と続くと、「この人は遅れても良い人」という認定をされてしまいます。
基本的に人はリマインドされたくない生き物ですので、「この人は期日過ぎるとすぐリマインドしてくるから早く返事してしまおう」と思われていた方が、スムーズに仕事が進みますよ。
効果的なリマインド（催促）の方法
基本は日ごろのコミュニケーション
リマインドに限らずですが、人とのやり取りにおいては日頃のコミュニケーションでの信頼関係が大切です。
そこで相手がどんなタイプの人か、何が忙しいのかを把握しておくと、リマインドやメール連絡などを行う際に対策がグッと立てやすくなります。
①事前に対策しておく
例えば歓送迎会などの案内メールを送るとき・・・
〇日までにお返事いただけない場合には、欠席ということで進めさせていただきます。
という一文があれば、期日までに返事が返ってこない人＝欠席という扱いができます。
ひとりひとり確認する手間が省け、気持ちが楽になりますね。
フォローとして、締め切り前日に再度『明日が締切ですよ』という内容のアナウンスをしておくとより親切です。
例えば会議の案内メールを送るとき・・・
また期日の前日になりましたら、リマインドさせていただきますね。
という一文を添えておけば、堂々と前日にリマインドメールを送ることが出来ます。
相手方からしても「自分が忘れてると思ってメールしてきたのか？」という感情を持たずに、業務的なメールとして受け取ることができます。
例えば会議設定以外の案件でも「この件につきまして、恐れ入りますが〇〇日までにご返信いただけますでしょうか」と事前に書いておくことで、指定の日付を過ぎた時にリマインドする（される）理由になります。
②メール文面は柔らかく
リマインドされる側の立場からすると、催促の内容は『自分を責めている』というイメージを持つ人も少なくありません。
しかしリマインドの目的は「返事をもらう」ことであり、相手を責めることではありません。
言葉選びによってお互い不快な思いをしてしまわないよう、リマインドの際には責めるような文言は使わないようにしましょう。
お忙しいところ失礼致します。
〇日にお送りした〇〇についての件なのですが、その後いかがでしょうか？
ご不明な点などありましたら遠慮なくおっしゃってくださいね。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
このような内容であれば、相手も過度にプレッシャーを受けることなく、受け取ってくれる場合が多いですよ。
③ツールを使い分ける
もし分かりにくい箇所などございましたら、お電話にて詳細ご説明することも可能ですので遠慮なくどうぞ。
もしメールでのご返信が難しいようでしたら、お電話でも承りますので、ご一報いただけますと幸いです。
人によってはメールを打つのがまどろっこしくて電話で話したいタイプの人も居ます。
ひとこと添えて相手が返事しやすい雰囲気を作ってあげることも効果的です。
④それでもだめなら直接コンタクトを取る
最終的にはその場で答えがもらえる「通話」や「口頭」でコンタクトを取るのが最強です。
ただし、通話や口頭は「相手の時間を選ばない」通信手段になりますので、常識的な時間に手短に。
もしその場ですぐ回答できないようなものは、いつ頃お返事いただけるかを聞いて一度引き下がることも大事です。
このあたりは要件の緊急性や相手の忙しさによって判断することになります。
逆に大事な決定などを口頭で伝えてくる上司も居ます。
そういった場合には決定内容を後にメールで残しておくことが大事です。
先ほどお申しつけいただいた内容ですが、念のためメールでもお送りさせていただきます。
という一文を冒頭に置き、認識に相違が無いよう、証拠が残る形で擦り合わせておきましょう。
裏技
毎回は使えないのですがここぞ！という時に有効な裏技をご紹介します！
メールの返事がない時、こちらから電話やチャットで
〇月〇日の〇時頃に〇〇の内容のメールをお送りしたのですが、届いておりますでしょうか？
実はその時間帯、メールサーバーの調子が悪かったようで一部送受信ができなかったメールがあるようでして。
お手数ですがご確認いただけますでしょうか？
こう言われるとほぼ１００％相手はメールの存在を確認してくれます。
その場で口頭で返答をもらえる場合もあります。
後追いする側の気まずさをちょっとだけ緩和できる裏技でした^^
ただし毎回は使えませんので、ここぞ！の見極めをお忘れなく。
まとめ
今回は秘書の仕事術ということで、リマインドのコツをお伝えしました。
- 相手のタスクを残し続けないために、リマインドすることも自分自身の仕事だと心得る
- 小さな事だからと遠慮せず、小さなタスクこそ素早く片付け、重要なタスクに集中して取り組めるように配慮する
- リマインドは事前の準備でより効果的に
- リマインドの目的は『相手を責めること』ではなく『返事をもらうこと』
- 相手によって臨機応変にツールを変える
- 自分からコンタクトを取る際には相手への配慮をお忘れなく
リマインドは気持ち的にためらってしまう場面もあるかと思います。
決して相手を責める姿勢ではなく『どうしたら返事がもらえるか』を考え、時にはツールを変えてみるなど、様々なアプローチでコミュニケーションを図ってみましょう。
